Informativa privacy

1.1. Titolare del trattamento è aidea.team (di seguito il "Titolare"), contattabile all'indirizzo e-mail info@aidea.team.

1.2. La base giuridica del trattamento è costituita dall'esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali adottate su richiesta dell'Interessato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, nonché dal consenso espresso dall'Utente ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR, con particolare riferimento al trattamento di eventuali categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR.

1.3. Il trattamento è effettuato per la finalità esclusiva di erogare il servizio di trascrizione automatica richiesto dall'Utente. I dati non sono utilizzati dal Titolare per finalità ulteriori rispetto all'erogazione del servizio, ivi incluse attività di profilazione, marketing diretto o cessione a terzi. Il Responsabile del trattamento di cui all'art. 4 può effettuare trattamenti accessori strettamente funzionali alla sicurezza, alla prevenzione di abusi e alla conformità normativa del proprio servizio, nei limiti del Data Processing Addendum applicabile.

2.1. Formano oggetto di trattamento: (i) il file audio caricato dall'Utente; (ii) il testo risultante dal processo di trascrizione automatica; (iii) i metadati tecnici generati in sede di elaborazione, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la durata della registrazione, la lingua rilevata e le informazioni relative alla segmentazione per parlante.

2.2. Il Titolare non effettua alcuna analisi del contenuto semantico dei file audio caricati. Resta in capo all'Utente l'obbligo di valutare previamente ed autonomamente la natura dei contenuti conferiti, con particolare riguardo all'eventuale presenza di dati personali di soggetti terzi ovvero di categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 del GDPR.

3.1. Il file audio è trasmesso ai sistemi del Titolare mediante connessione cifrata con protocollo TLS (Transport Layer Security) e archiviato presso infrastrutture cloud localizzate all'interno dello Spazio Economico Europeo (regione AWS eu-west-1, Irlanda). Ai fini dell'elaborazione di cui all'art. 4, il file audio è comunicato al Responsabile del trattamento terzo mediante URL firmato digitalmente con scadenza temporale (presigned URL); tale elaborazione può avvenire su infrastrutture localizzate al di fuori dello Spazio Economico Europeo, nel rispetto delle garanzie di cui al successivo art. 4-bis.

3.2. I file sono protetti da cifratura sia in transito (encryption in transit) sia a riposo (encryption at rest). L'accesso ai contenuti archiviati avviene esclusivamente tramite URL firmati digitalmente con scadenza temporale predeterminata (presigned URLs), in conformità al principio di minimizzazione dell'accesso.

4.1. Ai fini dell'esecuzione del servizio di trascrizione, il file audio è comunicato a un fornitore terzo specializzato in tecnologie di riconoscimento vocale automatico (Automatic Speech Recognition), designato quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

4.2. Tale Responsabile opera in conformità al GDPR, è in possesso della certificazione SOC 2 Type II e della certificazione ISO/IEC 27001. Il trattamento è disciplinato da un Data Processing Addendum conforme all'art. 28, par. 3 del GDPR, incorporato per riferimento nei termini di servizio del Responsabile e applicabile di diritto all'utilizzo del servizio da parte del Titolare.

4.3. Si rende noto che il Responsabile di cui al presente articolo potrebbe conservare i dati elaborati per un periodo limitato in conformità alle proprie policy di data retention, indipendentemente dall'eventuale cancellazione effettuata dall'Utente sulla Piattaforma. Il Titolare declina ogni responsabilità in merito a tale conservazione residua, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

4-bis.1. L'elaborazione del file audio da parte del Responsabile di cui all'art. 4 può comportare il trasferimento di dati personali verso gli Stati Uniti d'America o altri paesi terzi rispetto allo Spazio Economico Europeo.

4-bis.2. Tale trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Tipo (Standard Contractual Clauses) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR, incorporate nel Data Processing Addendum stipulato con il Responsabile, unitamente all'Addendum per il Regno Unito (UK Addendum) ai sensi della Sezione 119A(1) del UK Data Protection Act 2018.

5.1. Il testo trascritto è conservato in un database gestito da un provider di infrastruttura designato quale Responsabile del trattamento, localizzato all'interno dello Spazio Economico Europeo, conforme al GDPR e in possesso di certificazione SOC 2 Type II.

5.2. I dati sono protetti da cifratura e sono accessibili esclusivamente dall'Utente che ha effettuato il caricamento, in forza di meccanismi di autenticazione e autorizzazione che garantiscono il rigoroso isolamento logico dei dati per singolo Utente (row-level security).

6.1. In conformità all'art. 32 del GDPR, il Titolare ha adottato le seguenti misure tecniche e organizzative: (i) cifratura di tutte le comunicazioni mediante protocollo TLS/HTTPS; (ii) isolamento logico dei dati per ciascun Utente, con filtraggio di ogni operazione di lettura e scrittura in base all'identità autenticata; (iii) autenticazione basata su token con firma crittografica e scadenza temporale; (iv) assenza di accesso amministrativo ai contenuti dei file audio e delle trascrizioni.

6.2. L'architettura della Piattaforma è progettata secondo il principio della protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (data protection by design and by default), ai sensi dell'art. 25 del GDPR.

7.1. L'Utente può in qualsiasi momento esercitare il diritto alla cancellazione dei propri dati ai sensi dell'art. 17 del GDPR, procedendo autonomamente alla rimozione dei file tramite le funzionalità della Piattaforma.

7.2. La cancellazione comporta la rimozione irreversibile del file audio dai sistemi di archiviazione e del testo trascritto dal database. Nessuna copia residua è conservata dal Titolare. Si rinvia all'art. 4.3 per quanto concerne la conservazione presso il Responsabile del trattamento terzo.

8.1. L'Utente, in qualità di Interessato, può esercitare in qualsiasi momento i diritti di cui agli artt. 15–22 del GDPR, ivi inclusi il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, di portabilità dei dati e di opposizione, rivolgendosi al Titolare all'indirizzo info@aidea.team.

8.2. L'Utente ha altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali ai sensi dell'art. 77 del GDPR.

9.1. Qualora i file audio contengano dati personali di soggetti terzi, informazioni coperte da segreto professionale ai sensi dell'art. 622 c.p. ovvero materiale sottoposto ad obbligo di riservatezza in forza di disposizioni di legge o deontologiche, l'Utente è tenuto a valutare previamente e sotto la propria esclusiva responsabilità l'idoneità delle misure di sicurezza e delle modalità di trattamento sopra descritte rispetto ai propri obblighi professionali, con particolare riferimento agli artt. 13 e 28 del Codice Deontologico Forense e alla normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile al caso concreto.

9.2. Il Titolare non effettua alcuna valutazione in merito alla natura, alla sensibilità ovvero alla classificazione dei contenuti caricati dall'Utente.